1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Canpol Bis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (société à responsabilité limitée de droit polonais), dont le siège est situé ul. Gimnazjalna 2/M501, 85-007 Bydgoszcz (Pologne), immatriculée au registre des entrepreneurs du Registre judiciaire national (Krajowy Rejestr Sądowy) sous le numéro KRS 0000424054, NIP 5542918412, REGON 341289717 (ci-après : le « Responsable du traitement », « nous »). Nous exploitons le site kreatywnaagencja.com.pl sous la marque « Kreatywna Agencja ».

Contact pour les questions relatives aux données personnelles : e-mail biuro@kreatywnaagencja.com.pl, téléphone +48 502 811 949, adresse postale ci-dessus. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données — toutes les demandes sont traitées via les coordonnées ci-dessus.

2. Quelles données nous traitons et dans quel but

Nous traitons les données conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (RGPD (RODO)). Nous indiquons ci-dessous les finalités, les bases juridiques et les durées de conservation.

Formulaire de contact, calculateur de devis, correspondance — prénom, e-mail, téléphone, objet et contenu du message. Finalité : répondre à votre demande et préparer une offre. Base : art. 6, par. 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles) ou point f) (intérêt légitime — gestion de la correspondance). Durée : jusqu'à 3 ans après le dernier contact ou jusqu'à la prescription des réclamations.
Conclusion et exécution du contrat, commandes dans la boutique — données d'identification, adresse, données de facturation, historique des commandes. Base : art. 6, par. 1, point b) du RGPD. Durée : pendant la durée du contrat, puis jusqu'à la prescription des réclamations.
Obligations comptables et fiscales — données figurant sur les factures et les documents comptables. Base : art. 6, par. 1, point c) du RGPD. Durée : 5 ans à compter de la fin de l'année fiscale au cours de laquelle l'obligation fiscale est née.
Compte utilisateur — adresse e-mail, nom d'utilisateur, mot de passe (sous forme chiffrée). Base : art. 6, par. 1, point b) du RGPD. Durée : jusqu'à la suppression du compte.
Outils gratuits (SEO, RGPD, WCAG, sécurité, préparation à l'IA) — adresse du site analysé et adresse IP (pour limiter les abus). L'adresse du site analysé peut être transmise à des services d'analyse externes, y compris des fournisseurs de modèles d'IA (voir point 4). Base : art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Durée : compteurs de limitation jusqu'à 24 heures ; résultat de l'analyse — jusqu'à sa suppression à votre demande.
Audit de site payant — prénom, adresse e-mail, adresse du site analysé, marque, secteur d'activité, ville, concurrents (si vous les indiquez), adresse IP et données du navigateur, données de paiement (traitées par Stripe), rapport généré. Base : art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat) et point c) (obligations fiscales). Durée : jusqu'à la prescription des réclamations contractuelles (3 ans) et, pour les documents comptables, 5 ans à compter de la fin de l'année fiscale.
Newsletter et informations commerciales — adresse e-mail. Base : art. 6, par. 1, point a) du RGPD (consentement) ainsi que la loi polonaise sur la fourniture de services par voie électronique (ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Durée : jusqu'au retrait du consentement.
Statistiques et marketing (cookies et technologies similaires) — identifiants en ligne, données relatives à l'utilisation du site. Base : votre consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD et art. 399 de la loi polonaise Prawo komunikacji elektronicznej — loi sur les communications électroniques). Détails dans la Politique de cookies.
Sécurité et fonctionnement du site — adresse IP, données des journaux du serveur, type de navigateur. Base : art. 6, par. 1, point f) du RGPD (garantie de la sécurité et de la continuité de fonctionnement). Durée : jusqu'à 12 mois.
Assistant IA (chat) sur le site — le contenu des messages saisis dans le chat (merci de ne pas indiquer de données sensibles), un identifiant technique de conversation conservé dans l’onglet du navigateur (sessionStorage, supprimé à la fermeture de l’onglet) et un compteur de limitation des requêtes fondé sur une empreinte de votre adresse IP (conservé jusqu’à 1 minute). Finalité : répondre aux questions sur notre offre et prévenir les abus. Base juridique : art. 6, par. 1, point f) du RGPD (intérêt légitime — traitement des demandes des visiteurs) et, lorsque la question porte sur la conclusion d’un contrat, point b). Le contenu des messages est transmis à un fournisseur de modèles d’IA (OpenAI, voir points 3 et 4). Les réponses sont générées par une intelligence artificielle et non par une personne ; nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques sur la seule base de ses réponses. Durée : 90 jours, après quoi les conversations sont supprimées automatiquement.
Établissement, exercice ou défense de droits en justice — données nécessaires à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. Base : art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Durée : jusqu'à la prescription des réclamations.

La communication des données est facultative, mais nécessaire à la réalisation des finalités indiquées (par exemple, sans adresse e-mail, nous ne pourrons pas répondre à votre demande). Nous collectons les données directement auprès de vous. En principe, nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ; dans le processus de commande des services d'IA, nous appliquons des mécanismes de prévention des abus et, en cas de refus automatique de la commande, vous pouvez nous contacter pour un nouvel examen de votre dossier par une personne.

3. Destinataires des données

Nous ne pouvons confier ou communiquer des données qu'aux entités nécessaires à la réalisation des finalités ci-dessus :

les prestataires d'hébergement et d'infrastructure informatique, de messagerie électronique et de sauvegarde,
les opérateurs de paiement (Przelewy24, Stripe) — uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation de la transaction,
le fournisseur du système d'émission des factures et des tickets de caisse (Fakturownia.pl) — dans la mesure des données nécessaires à l'émission et à l'envoi du document,
le cabinet comptable et les conseillers juridiques ou fiscaux,
les fournisseurs d'outils d'envoi d'e-mails et de newsletters,
les fournisseurs d'outils d'analyse et de publicité (Google, Meta) — uniquement après consentement aux cookies concernés,
un fournisseur de modèles d’IA (OpenAI) — pour le contenu des messages saisis dans l’assistant de chat,
les autorités publiques, lorsque la loi l'exige.

Nous ne vendons pas vos données.

4. Transfert de données hors de l'EEE

Certains prestataires (notamment Google, Meta, Stripe, les fournisseurs de modèles d'IA utilisés dans les outils d'analyse) ont leur siège ou traitent des données aux États-Unis. Le transfert est effectué sur la base d'une décision de la Commission européenne constatant un niveau de protection adéquat (EU–US Data Privacy Framework) ou de clauses contractuelles types. Vous pouvez demander une copie des garanties correspondantes en écrivant à l'adresse indiquée au point 1. Cela vaut aussi pour OpenAI (le modèle qui répond dans l’assistant de chat de ce site).

Les polices du site sont hébergées sur notre serveur ; leur chargement n'entraîne donc pas la transmission de l'adresse IP du visiteur à des tiers.

5. Vos droits

Vous disposez du droit :

d'accès à vos données et d'en obtenir une copie (art. 15 du RGPD),
de rectification des données (art. 16),
d'effacement des données (art. 17),
à la limitation du traitement (art. 18),
à la portabilité des données (art. 20),
d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime (art. 21) — y compris à des fins de prospection directe,
de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait,
d'introduire une réclamation auprès du Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO, l'autorité polonaise de protection des données ; ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie).

Pour exercer vos droits, écrivez à biuro@kreatywnaagencja.com.pl. Vous pouvez modifier à tout moment votre consentement aux cookies via le lien « Paramètres des cookies » en pied de page du site.

6. Cookies

Le site utilise des cookies et des technologies similaires. Vous trouverez la liste complète, les finalités, les durées de validité et les modalités de gestion du consentement dans la Politique de cookies.

7. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : chiffrement des transmissions (HTTPS), contrôle d'accès, sauvegardes régulières et mises à jour des logiciels.

8. Modifications de la politique

La politique peut être mise à jour, notamment en raison d'une modification de la réglementation ou des fonctionnalités du site. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page, avec la date de dernière mise à jour.

9. Services Chatbot AI et Social Media AI

Si vous achetez ou utilisez nos services Chatbot AI et Social Media AI (règles des services : Conditions des services), nous distinguons deux rôles :

Nous sommes responsable du traitement des données du Client (l'acheteur) : prénom et nom ou dénomination de l'entreprise, adresse e-mail, adresse, NIP, données de facturation, historique des paiements et des licences, données de la commande et du journal des consentements. Finalités et bases : conclusion et exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b) du RGPD), obligations comptables et fiscales (point c)), sécurité, prévention des abus et constatation, exercice ou défense de droits en justice (point f)). Nous enregistrons un journal minimal des consentements du formulaire de commande (date et heure, version des Conditions, type d'acheteur, déclarations, identifiant de la transaction et, pendant 12 mois, également l'adresse IP et les données du navigateur) comme preuve de leur recueil. En cas de rétractation du contrat par un consommateur, nous enregistrons les données nécessaires au décompte et à la preuve du remboursement : date et mode de la déclaration, adresse e-mail, montants du paiement et du remboursement et identifiants des paiements (points c) et f)). Les paiements sont gérés par Stripe, et les factures et documents de vente sont émis dans le système Fakturownia.pl ; chacun de ces fournisseurs traite les données conformément à ses propres règles et à l'accord conclu avec nous. Les durées de conservation sont indiquées dans le tableau ci-dessous.
Nous sommes sous-traitant (sur la base de l'accord de sous-traitance figurant dans les Conditions) pour les données des personnes qui utilisent le chatbot sur le site de notre Client ou dont les données figurent dans les contenus transmis par le Client. Le responsable du traitement de ces données est notre Client (propriétaire du site) — c'est lui qui informe ses visiteurs du traitement et c'est à lui qu'il convient d'adresser les demandes relatives à ces données. Le contenu des messages saisis dans le chat est conservé pendant 90 jours, puis supprimé automatiquement.
Social Media AI : pour la publication, nous connectons le compte Facebook/Instagram du Client via la connexion officielle de Meta. Nous ne connaissons pas le mot de passe du compte ; les jetons d'accès sont conservés sous forme chiffrée, et l'accès peut être révoqué à tout moment dans les paramètres du compte Meta ou dans le Panneau. Meta est un responsable du traitement distinct pour les données publiées sur les comptes. Suppression des données provenant de Meta : déconnectez le compte dans le Panneau (onglet Comptes) ou révoquez les autorisations de l'application dans les paramètres du compte Facebook/Instagram — nous supprimerons les jetons enregistrés et les données associées ; vous pouvez aussi envoyer une demande de suppression à biuro@kreatywnaagencja.com.pl.
Fournisseurs d'IA : pour le fonctionnement des services, nous transmettons des contenus (requêtes, extraits de connaissances, instructions de génération de contenu) aux fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle — OpenAI (réponses du chat et recherche) et fal.ai (images et vidéos). Ces fournisseurs ont leur siège aux États-Unis ; le transfert est effectué sur la base d'une décision de la Commission européenne constatant un niveau de protection adéquat (EU–US Data Privacy Framework) ou de clauses contractuelles types. La base de connaissances du chatbot (vecteurs et extraits de textes) est conservée sur un serveur de recherche que nous exploitons, et les données de chaque Client sont isolées les unes des autres.
Les fichiers et catalogues de produits transmis au chatbot ne sont pas communiqués aux autres clients ; les photos des produits ne sont pas copiées — elles sont affichées à partir de l'adresse indiquée par le Client.

Durées de conservation des données — services IA

Données	Finalité et base	Durée
Factures et documents comptables	obligations fiscales et comptables (art. 6, par. 1, point c))	5 ans à compter de la fin de l'année fiscale
Enregistrement de la licence, des paiements et compteurs d'utilisation	décomptes, défense de droits (points b) et f))	durée du contrat puis, après sa fin, jusqu'à la prescription des actions — 6 ans au plus ; réexamen après un an de la nécessité d'une conservation prolongée
Journal des consentements : date et heure, version des Conditions, type d'acheteur, déclarations, identifiant de la transaction	preuve de la conclusion du contrat et des déclarations (point f))	jusqu'à la prescription des actions — 6 ans au plus après la fin du contrat
Adresse IP et données du navigateur dans le journal des consentements	sécurité et preuve du recueil de la déclaration (point f))	12 mois, puis suppression automatique
Inscription relative à la rétractation : date, montants, identifiants du paiement et du remboursement, adresse e-mail	preuve du décompte et du remboursement (points c) et f))	jusqu'à la prescription des actions — 6 ans au plus ; données techniques auxiliaires (clé e-mail normalisée, domaines) supprimées après 12 mois
Contenus du Client : base de connaissances, chatbots, comptes connectés, clés de ses propres fournisseurs d'IA	fourniture du service (sous-traitance)	supprimés automatiquement dans un délai de 30 jours à compter de la fin de l'accès au service
Conversations avec le chatbot	fourniture du service (sous-traitance)	90 jours, puis suppression automatique
Journal d'utilisation et de coûts	décomptes et contrôle des limites (points b) et f))	400 jours
Sauvegardes de la base de connaissances des chatbots (tous les Clients confondus)	continuité du service et rétablissement après une panne (sous-traitance)	jusqu'à 14 jours à compter de la création de la sauvegarde, puis suppression automatique

Sauvegardes. Pour pouvoir rétablir le service après une panne, nous effectuons chaque jour une sauvegarde de la base de connaissances des chatbots (elle couvre les contenus de tous les Clients confondus ; elle n'inclut pas les conversations avec le chatbot). Nous conservons les sauvegardes sur deux serveurs — le serveur de la base de connaissances et le serveur de ce site — au plus 14 jours à compter de leur création, puis elles sont supprimées automatiquement. Les contenus d'un Client supprimés après la fin de l'accès au service (voir le tableau) peuvent donc subsister dans les sauvegardes pendant 14 jours supplémentaires au plus. Si la base est restaurée à partir d'une sauvegarde, nous supprimons de nouveau, immédiatement après la restauration, les données des Clients qui ont cessé d'utiliser le service et dont le délai de suppression est écoulé.

Nous déterminons les rôles pour chaque opération et non pour l'ensemble du service : nous sommes responsable du traitement des données nécessaires à la vente, au décompte, à la documentation et à la sécurité (compte, paiements, journal des consentements, rétractations), et sous-traitant pour les données figurant dans les contenus du Client et dans les conversations des visiteurs de son site.

Nous donnons suite aux droits des personnes concernées conformément au point 5 ; pour les données qui nous sont confiées, nous assistons le Client en sa qualité de responsable du traitement.

10. Coordonnées du Responsable du traitement

Canpol Bis Sp. z o.o.
ul. Gimnazjalna 2/M501, 85-007 Bydgoszcz
KRS 0000424054 · NIP 5542918412 · REGON 341289717
E-mail : biuro@kreatywnaagencja.com.pl · Tél. : +48 502 811 949

Politique de confidentialité.